本著“熱情禮貌、服務周到、厲行節(jié)約、對口接待、嚴格標準、統(tǒng)一管理”的原則。 會掌柜負責會議接待工作的安排和管理，根據(jù)參會人數(shù)、會議主題、會議舉辦時間、會議持續(xù)時間，擬定接待計劃，協(xié)調(diào)落實接待任務，提供后勤保障。
會前
1、接站
（1）制作接站歡迎物料（KT板/牌或橫幅）；
（2）接站人員、車輛提前2個小時達到接站地點（汽車站/火車站/機場）；
（3）安排參會人員上車，前往酒店。
（4）接待人員向參會人員介紹會議行程安排、酒店住宿、用餐等環(huán)境和注意事項。
2、酒店
（1）酒店入住歡迎、指引物料制作和設置（KT板/牌或橫幅橫）；
（2）辦理參會人員入住，發(fā)放房卡、餐券，并確認用餐時間。
3、用餐
（1）接待人員帶領參會人員前往用餐地點。
4、會場布置
（1）物料布置（會議主題背景墻、簽到墻、展架、花卉擺設…）到位；
（2）現(xiàn)場桌椅擺放整齊；
（3）會議用品準備（筆、筆記本、水…）到位；
（4）音頻、視頻等資料準備到位；
（5）會場設備：話筒、投影儀、LED屏幕、燈光、空調(diào)等設備調(diào)試完成，保障正常使用；
（6）會議開始前，布置好會議中間休息區(qū)和冷餐區(qū)。
5、會議預演
會議開始提前一天完成會議預演，會議主持人、分享嘉賓，進行會議預演。
會中
1、保障會場干凈、衛(wèi)生、整潔；
2、接待人員儀表整潔大方、態(tài)度和藹、用于文明、不得大聲喧嘩；
3、會議間歇或結(jié)束后，及時清理會場，為下一場會議做準備。
會后
1、會議現(xiàn)場錄音、視頻、圖片、新聞稿件等資料整理，并交與主辦方。
備注
1、會議接待用車、酒店、用餐、場地、會后旅游等內(nèi)容，由會議主辦方和接待方，在會議接待籌備階段確認；
2、此接待流程和標準，為正常會議接待參考流程。實際接待過程中，根據(jù)會議主辦、接待雙方協(xié)商后，可合理變更接待流程和標準。
